≡× МЕНЮ

• Радиаторы
• Отопление
• Газоснабжение
• Газопровод
• Водопровод

Тесты состав и виды кадровых документов. Что относится к обязательной кадровой документации? Является ли кадровая документация обязательной к заполнению

Основная функция кадровой документации - это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между работодателем и работником.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве: «Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с Трудовым кодексом РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. В тоже время максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

На любом предприятии, которое работает в рамках правовых отношений очень важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в Трудовой кодекс РФ, вступившие в силу с 6 октября 2006 года.

Настоящий закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов – работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников.
На работодателей - индивидуальных предпринимателей возлагаются практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.
Следует отметить, что Трудовым кодексом РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом.
Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?
Кадровая документация – это часть делопроизводства и в том числе кадрового делопроизводства.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Например, трудовая книжка является основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. Однако сокращения в записях, «перехлесты» в сроках увольнения и приема на работу, неточности в датах, написании фамилии работника и названиях организаций, где он работал, - вот далеко не полный перечень весьма распространенных ошибок, которые допускают кадровики.

Так, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Кроме того, в случае потери трудовой книжки именно кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и другие) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
Порядок обеспечения граждан пособиями по государственному социальному страхованию предусматривает, что пособия назначаются по месту работы рабочего и служащего, то есть там, «где находится его трудовая книжка», как уточняется в пункте 100 «Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» утвержденного Постановлением Президиума Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 12 ноября 1984 года №13-6.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.

Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников , к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).
В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:

Заявление о приеме на работу;

Контракт о назначении на должность;

Приказ о приеме на работу;

Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

Заявление о переводе на другую работу;

Представление о переводе на другую работу;

Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

Заявление об увольнении;

Приказ об увольнении;

Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

График отпусков;

Заявление о предоставлении отпуска;

Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

Представление о поощрении;

Приказ о поощрении;

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Штатное расписание;

Положение о структурном подразделении;

График отпусков;

Должностные инструкции.

2. Персональная документация:

Трудовая книжка;

Личное дело;

Личная карточка работника.

3. Договорная документация:

Коллективный договор (соглашение);

Трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

Приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

Учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:

• трудовая книжка работника;
• штатное расписание (форма № Т-3);
• трудовой договор (или контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личную карточку (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;
• трудовую книжку;
• локальные акты по охране труда.

В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.

Локальные нормативные акты

Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

• штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
• график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
• правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).

Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.

К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
• табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• расчетная ведомость (форма № Т-51);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счет (форма № Т-54);
• лицевой счет (форма № Т-54а);
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
• записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.

К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:

• положение о структурных подразделениях организации;
• положение о персонале;
• должностные инструкции;
• положение об аттестации работников.

Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.

Кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем.

Любой работодатель в процессе деятельности сталкивается с оформлением, ведением и хранением кадровой документации.

К кадровой документации предъявляются особые требования. Это связано с тем, что КД фиксирует важнейшую сферу человеческой деятельности – труд, сопровождает человека всю жизнь, является основной для приема на ту или иную должность, начисления пенсии, награждений и т.д. От добросовестности, внимания сотрудников кадровых служб зависит очень много. Можно сказать, что значение КД выходит далеко за рамки интересов каждой конкретной организации и носит социальный характер. Именно поэтому ведение кадровой документации является не только внутренним делом организации: кадровая документация проверяется органами федеральной инспекции труда.

Значение кадровой документации определяется следующими факторами:

Кадровая документация содержит социальную информацию, роль которой велика в жизни общества и каждого отдельного человека;

Кадровая документация документирует правовые отношения работника и работодателя и тем самым придает юридическую силу этим отношениям;

Кадровая документация является основанием для защиты интересов как работника, так и работодателя.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

Ø прием на работу;

Ø перевод на другую работу;

Ø предоставление отпуска;

Ø увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

· Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

Ø правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Ø обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Ø предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Ø предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба, является ТК РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя, но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых установлены случаи и порядок составления документов. Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права (и правила документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и нормативно-методических документах.

Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе рассматриваются вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними, обязательность предоставления информации государственным органам.

Специально вопросы работы с персональными данными регламентируется ФЗ от 27.07.2006 №153-ФЗ «О персональных данных».

Порядок ведения основного документа трудовой деятельности человека – трудовой книжки – определяется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Составление и оформление документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Важным элементов кадровой работы является не только создание, но и хранение документов. Порядок и сроки хранения документации определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также в Основных правилах работы архивов организаций.

Для составления штатного расписания, должностных инструкций, других документов, в которых определяются компетенция, квалификационные характеристики, обязанности работников, необходимо пользоваться

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР);

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

Выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики

Отраслевыми квалификационными справочниками.

Основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:

1. Федеральный уровень:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Трудовой кодекс Российской Федерации;

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

5. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

8. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

10. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

13. Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;

14. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

15. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

16. Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

17. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;

18. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ;

19. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549;

20. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28;

21. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411;

22. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 года №477;

23. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

24. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558;

25. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

26. «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367;

27. «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298;

28. «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413;

29. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412;

30. «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст;

31. «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО);

32. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37;

33. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

34. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;

35. Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

1. Коллективный договор;

2. Правила внутреннего трудового распорядка;

3. Штатное расписание;

4. Положение (инструкция) о делопроизводстве;

5. Положение о защите персональных данных работников;

6. Положение о должностной инструкции;

7. Положение по оплате труда;

8. Положения о структурных подразделениях и другие.

Ранее в нашей статье: «Виды кадровых документов организации в соответствии с Трудовым кодексом РФ» мы уже упоминали, что кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ.

В целом к основным кадровым документам , которые обязательно должны быть в наличии в любой организации, относятся:

• трудовая книжка работника;
• штатное расписание (форма № Т-3);
• трудовой договор (или контракт);
• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
• личную карточку (форма № Т-2);
• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение по защите персональных данных работника;

Рассмотрим более подробно вышеприведенные документы.

Трудовая книжка. Трудовая книжка работника является основным документом, подтверждающим имеющуюся у работника трудовую деятельность и его трудовой стаж (см. ст.66 Трудового кодекса РФ). Трудовая книжка предъявляется работником при трудоустройстве (приеме на работу). Ведением трудовых книжек осуществляет работодатель в соответствии с порядком заполнения, ведения и хранения, утвержденным Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69. При увольнении работника все записи о его работе, награждениях, переводах на другую должность, внесенные в трудовую книжку в период работы работника в организации, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

Штатное расписание. Данный документ утверждается в начале работы организации по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 и действует бессрочно. Если есть на то необходимость, в штатное расписание могут вноситься дополнения в неограниченном количестве, такие дополнения в свою очередь утверждаются приказом руководителя организации. Действующий Трудовой кодекс РФ прямо не указывает на необходимость наличия этого документа в организации. Одновременно с этим обязательность этого документа упоминается в статье 15 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Помимо указанного, штатное расписание содержится и в перечне документов, проверяемых сотрудниками Пенсионного Фонда РФ.

Трудовой договор. Трудовой договор с работником – основополагающий документ в кадровом делопроизводстве организации (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Он заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов и требований трудового законодательства по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии с положениями статьи 57 Трудового кодекса РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Прием работника в организацию (вновь принятые работники) оформляются приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1, на основании заключенного с работником трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Данный документ является основанием для предоставления работнику его рабочего места и закрепления за ним необходимого имущества работодателя. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу подготавливается одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников и личных карточек, составляет 75 лет.

График отпусков. Данный документ утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года, об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1. График отпусков необходим для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на текущий календарный год с разбивкой по месяцам.

Табели учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого работника организации за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени. Унифицированная форма табеля учета рабочего времени № Т-12 и № Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. В нем содержится табельный номер каждого работника организации, фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о рабочем времени за каждое число отработанного месяца. Табель учета рабочего времени ведется табельщиком или ответственным за ведение табеля лицом, которое назначается приказом руководителя с целью кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников, об этом сказано в статье 190 Трудового кодекса РФ. Унифицированной формы правила не имеют. Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и включают в себя, как правило, следующие разделы: прием на работу; перевод на другую должность; увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.

Положение по защите персональных данных работника.

Обязанность работодателя по утверждению положения о защите персональных данных работника закреплена в статье 87 Трудового кодекса РФ, а также в Федеральном законе РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных». Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Положение о защите персональных данных унифицированной формы не имеет. В указанный документ включают такие разделы, как: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение персональных данных работника.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна иметь нумерацию, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Договор о полной материальной ответственности. Положения о договорах полной материальной ответственности работников содержатся в статьях 243, 244 Трудового кодекса РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России № 85.

Таким образом, мы постарались рассмотреть основные обязательные кадровые документы для организации любой формы собственности и их особенности, при отсутствии которых инспекция по труду, в случае проверки Вашей организации, может на вполне законных основаниях привлечь компанию к административной ответственности за отсутствие, какого либо из приведенных в настоящей статье кадровых документов.

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
2. Устав ООО.
3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
6. Положения о создании филиалов, подразделений.
7. Перечень аффилированных лиц.
8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

1. Графика сменности.
2. Положения об оплате труда.
3. Правил внутреннего трудового распорядка.
4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
   • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
   • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
   • документы об образовании;
   • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
   • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
   • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.